皆さんこんにちは。 本記事では日記がてら、私が普段便利に利用させてもらっているツールについてご紹介したいと思います。
朝のルーチン
営業日の場合、毎朝大体8:30頃から業務を開始します。 まずやるのは、Omnifocusを確認して、その日一日のタスクを確認。カレンダーに登録されたスケジュールと見比べながら、対応するタスクのメンテを行う。その日中に終えることが難しいタスクがあった場合かつ期限がまだ先の場合でそのタスクがタスク一つで実行可能なサイズであれば、カレンダー見ながら作業時間確保できそうな別日に回す。そのタスクが大きめのタスクで1つのタスク完了では終わらないようなサイズのタスクであった場合、タスクを分割して日を分けて対応するようにしています。タスク分割の結果、関連するタスク数が多くなる場合はOmnifocusのプロジェクトとして切り出して管理をしています。
タスク管理の考え方
日々のフローの中で何らかのタスクが発生する場合、その場で即座に終わるものは終わらせる、即座に終わらせることが難しいもしくは後で対応する、といったものについては忘れないうちにとりあえずOminifocusに登録するようにしています。この際にはタスクの粒度は気にせずにとりあえず登録。ただし、後で最低限思い出せるように説明文のような形でタスクを登録することもあります。なので、とりあえず登録するタスクの場合、「いついつまでに誰かと調整して最終的にこの日までにまとめる」みたいな散文的なタスクが一時的にあったりします。このポイントは、タスク登録の敷居を徹底的にさげることです。とりあえず思いついたタスクをすべてOmnifocusに登録する、タスクの分割は後でやる、というマインドセットでタスク管理ツールを運用することで、あらゆるタスクをとりあえずOmnifocusに入力する、ということが実現できます。きれいにGTDができているわけではありませんが、日次、週次、月次でのレビューを実施してタスクの整理を行っているので、この適当なタスクはあくまで一時的なものになるように運用しちえます。 業務、プライベートいずれも問わずにOmnifocusに登録するようにすることで、生活密着型タスク管理ツールとして運用しています。Omnifocusがなくなると大変困るので、バージョンアップ時には常に課金していく腹づもりです。 なお、タスクの締め切りについては、いきなり本当の締め切りを設定するわけではなく、大体一、二日程度前倒しでタスクの期限を設定しています。また、それなりの規模のタスクの場合、大体のケースでは二段階締め切りを個人的には設定していて、期日一週間前程度のタイミングを一次締め切りにして70〜80％程度の完成度にする。その後締め切りまでにブラッシュアップしつつ、想定したクオリティのレベルまであげる、という対応をしています。新しい施策の企画検討やプレゼンの資料作成、その他ドキュメント作成など、ほぼすべての作業に対して近い考え方でタスク期限の設計をしています。これをやることによって、ほぼ締め切りに追われてタスクの対応をすることはなくなり、余裕を持って対応できるようになりました。ただ、偶に緊急で対応しなければならないタスクはあるので、そういったものは優先度を上げて対応をします。
オンライン会議は Meeting Barで
諸々の状況が落ち着いてきたとはいえ、最近行われる打ち合わせの主体はオンライン会議となっています。そのため、Zoom、Google Meet、Teamsその他様々な会議ツールを利用して打ち合わせが行われています。この時に便利なツールがMeeting Barです。 これはカレンダーと連携してMeetingの一覧を表示し、クリックするとカレンダーに設定された会議ツールのアプリ、もしくはブラウザを起動してくれる、というものです。カレンダー内に何かしらの形で会議ツールのURLが登録されていると、かなりよしなに解析してくれます。いちいちカレンダーを開いてURLクリック、という作業をしなくて済むようになったので大変に便利です。
Note Takingツールを使い分ける - NotionとObisidian
私は主なNote TakingツールとしてNotionとObisidianを利用しています。以前はEvernoteを利用していましたが、色々とあって脱却した結果、NotionとObsidianに落ち着きました。 このツールの使い分けをどうしているかというと、データベース的に管理するような情報や、Wikiとしての柔軟さがいきるようなメモについてはNotionに管理しています。Obisidianは2つVaultを用意していて、1つはプライベート用でこれは個人的なKnowledge Managementツールとして運用するValut。もう一つは業務用のメモをとるためにクラウド同期をしないローカル運用するVaultです。 個人的なKnowledge Managementツールという観点での利用では、TAKE NOTESなどの書籍を読み込んだ上で、ツェッテルカステンという手法で運用しています。読書メモやその他自分の考えなどをまとめる手法として非常に有用だと感じています。
その他便利ツール
ブラウザ上で開いているタブを全部閉じて一つにまとめるOne Tab
私は業務中ひたすらブラウザのタブを新規で開いていくので、一通りの作業が終わったときにタブが数十個開いているということがよくあります。そんなときに便利なのはOne Tabという拡張です。拡張ボタンをクリックするととりあえず一つのタブにガッとまとめてくれるので、一時的に行っていた調査タスクなどで大量のタブを開いている時にやると、すっと気分がよくなります。
パスワードやセキュアにテキストデータを管理するツール、1Password
Webサービスのパスワードはもちろん、その他さまざまなセキュアに管理しないといけないテキストを管理するために1Passwordを利用しています。AWSのSecretkeyなども管理しており、opというCLIツール経由でAWS CLIを実行できるようにしています。また、Githubに接続するためのSSH keyなども管理。非常に便利です。なお、二要素認証については別サービスのAuthyというツールを利用しています。
まとめ
こんな形で日常業務において便利なツールを利用することで効率化しています。新しいツールを導入してワークフロー設計するのが好きな人間なので、今後も時折ブラッシュアップをかけていくと思います。